一、方案背景與目標

1. 方案背景

針對黨政機關、人大政協、國資央企及中大型集團企業，傳統會議管理模式存在顯著短板，具體表現為：

• 效率低：會議計劃、議題、通知依賴人工操作，環節繁多；議題變動頻繁導致更新不及時，會議資料分發耗力、歸檔滯后。
• 質量差：會議材料與信息分散，影響決策效率；參會人員缺席、遲到問題頻發，拖慢會議進程；決策依賴人工督辦，執行落地難，缺乏數據支撐會議質量提升。
• 成本高：紙質文件打印、復印、裝訂消耗大，且易出錯；會議設備與會議室資源管理復雜，資源調配效率低。
• 保密隱患：高密會議紙質文件流通環節多，存在泄密風險，信息安全難以保障。

2.目標方案

打造覆蓋 “會前 - 會中 - 會后” 全業務鏈的數智化會議管理系統，實現 “效率提升、質量優化、成本降低、安全保障”，為各類組織構建標準化、智能化、協同化的會議管理新體系。

二、核心功能與模塊

1. 會前籌備模塊

• 議題管理：支持公文轉議題、計劃議題分類管理，可上傳議題資料、一鍵上會；自動歸類議題信息，支持導入導出，減少人工整理時間。
• 方案審批：從議題庫導入待上會議題，填寫會議名稱、時間、地點、預計時長等信息；發起領導審批流程，審批通過后可導出 Word 格式的會議方案與議程，確保可追溯。
• 會議通知：會議方案直接關聯通知，支持 “審批后發布” 或 “直接發布”；可催辦、變更、撤銷通知，實時統計回執；精確控制資料權限，保障信息安全。
• 智能排座：提供可視化編輯器，支持創建會議室平面圖、編號圖、座席圖；支持一鍵排座、按領導級別自動排座；可打印席卡并通知參會人員座位信息。

2. 會中執行模塊

• 參會簽到：支持 PAD 簽到、免登錄參會、登錄整會等模式；實時顯示已簽到 / 未簽到人數，便于會務人員把控參會情況。
• 會議互動：支持同屏演示、屏幕共享，確保資料實時同步；參會者可手寫或文本批注資料，支持實時投票，結果即時呈現。
• 安全應急：高密會議提供安全水印，防止截屏泄密；支持離線模式，網絡不穩定時仍可正常查看資料，避免會議中斷。

3. 會后閉環模塊

• 會議紀要：按會議類型預設公文模板，支持普通文本與公文紀要；創建紀要時直接進入公文頁面，發布后自動關聯會議；包含發文字號、簽發人等標準要素，符合行政規范。
• 會議轉督辦：決議事項直接轉化為督辦任務；提供督辦門戶與移動督辦，實時跟蹤任務狀態，超期自動提醒；生成督辦臺賬，記錄交辦信息與反饋頻率。
• 會議歸檔：自動歸檔會議資料、紀要、簽到記錄、督辦記錄，形成完整檔案，解決傳統歸檔不及時、資料零散問題。

三、方案價值

1. 降本提效：

• 全面無紙化：覆蓋會前到會后全流程，減少紙質文件打印、裝訂成本，踐行綠色辦公。
• 流程簡化：通過自動化與智能化，降低人工工作量，提升會議籌備與執行效率。

2. 安全規范：

• 安全防護：資料權限控制、安全水印等功能，杜絕泄密風險；標準化的會議流程，確保會務規范統一。
• 風險可控：實時跟蹤參會情況、督辦進度，及時發現并解決問題，降低管理風險。

3. 協同聯動：

• 文會事一體化：實現會議與公文、督辦、任務的深度聯動，打破信息孤島。
• 執行透明化：督辦臺賬與實時跟蹤功能，讓決策執行過程可視化，提升組織決策執行力。

4. 靈活便捷：

• 場景適配：支持常務會、專題會、股東會等多種會議類型，適配黨政機關、企業等不同組織需求。
• 移動辦公：PC 端功能全量延伸至移動端，支持隨時隨地進行會議申請、資料查詢、簽到、督辦跟蹤，提升辦公靈活性。

九思軟件數智化會議管理解決方案，以全鏈條功能覆蓋、多維度價值賦能，適配黨政機關與企業等不同組織需求，助力打造高效、智能、安全的會議管理新模式，推動組織辦公效能整體升級。